Was ist eine Datenbank?

Eine Datenbank ist zunächst eine organisierte Sammlung von Daten. Ihre Kundendaten befinden sich beispielsweise nach der Digitalisierung in einem sortierten Zustand in einer Datenbank. Dies muss nicht, wie vielleicht gedacht, an einem physischem Ort sein. Ihre Daten können auch (vor allem sollten Sie mit einem professionellen IT-Dienstleister zusammenarbeiten) an mehreren Orten gleichzeitig aufbewahrt werden. Die Datenbanken sind dann durch einen komplexen Synchronisations- oder Backup-Prozess verbunden.

Daten können auch in Dateien gespeichert werden, beispielsweise in Word oder in einfachen Textdokumenten. Der Unterschied zu einer Datenbank liegt in der Durchsuchbarkeit und Geschwindigkeit. Einzelne Datensätze in einer Datenbank sind immer nach dem gleichen Schema aufgebaut und deren Ordentlichkeit hängt somit nicht von dem Kenntnisstand, des zu beachtenden Formates des eintragenden Mitarbeiters ab.

Der zweite erwähnte Vorteil, die Durchsuchbarkeit, ist auch ein sehr wichtiger Punkt. Daten werden in einer Datenbank nämlich in Relation zueinander gespeichert. Das bedeutet, dass beispielsweise Kunden, Projekte zugeordnet werden können und den Projekten dann Mitarbeiter. Somit können nicht nur einfache Abfragen über Namen oder Beschreibungen gemacht werden, sondern auch komplexe Statistiken, Zugehörigkeiten oder Prognosen.

Zum Schluss sollten Sie verstehen, dass Sie vermutlich niemals direkt mit einer Datenbank kommunizieren, dies basiert auf Text Befehlen, sondern dass Sie Software als eine grafische Schnittstelle verwenden. Bei eigenen Ideen und Projekten, bespricht Ihr IT-Dienstleister mit Ihnen die Strukturen und Relationen zunächst und entwickelt dann die Anwendungsoberfläche.

Diese Erklärung bezieht sich vor allem auf relationale Datenbanken. Es gibt noch andere Varianten, wie dokumentbasierte Systeme, allerdings haben diese konkret auch andere Anwendungsfälle.