Eine Datenbank ist zunächst eine organisierte Sammlung von Daten. Ihre Kundendaten befinden sich beispielsweise nach der Digitalisierung in einem sortierten Zustand in einer Datenbank. Dies muss nicht, wie vielleicht gedacht, an einem physischen Ort sein. Ihre Daten können auch, vor allem wenn Sie auf eine robuste Infrastruktur setzen, an mehreren Orten gleichzeitig aufbewahrt werden. Die Datenbanken sind dann durch einen komplexen Synchronisations- oder Backup-Prozess verbunden.
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Die traditionelle Struktur
Daten können auch in Dateien gespeichert werden, beispielsweise in Word oder in einfachen Textdokumenten. Der Unterschied zu einer Datenbank liegt in der Durchsuchbarkeit und Geschwindigkeit. Einzelne Datensätze in einer Datenbank sind immer nach dem gleichen Schema aufgebaut und deren Ordentlichkeit hängt somit nicht von dem Kenntnisstand, des zu beachtenden Formates des eintragenden Mitarbeiters ab.
Datendurchsuchbarkeit
Der zweite erwähnte Vorteil, die Durchsuchbarkeit, ist auch ein sehr wichtiger Punkt. Daten werden in einer Datenbank nämlich in Relation zueinander gespeichert. Das bedeutet, dass beispielsweise Kunden, Projekte zugeordnet werden können und den Projekten dann Mitarbeiter. Somit können nicht nur einfache Abfragen über Namen oder Beschreibungen gemacht werden, sondern auch komplexe Statistiken, Zugehörigkeiten oder Prognosen. Diese Erklärung bezieht sich vor allem auf relationale Datenbanken. Es gibt noch andere Varianten, wie dokumentbasierte Systeme, allerdings haben diese konkret auch andere Anwendungsfälle.
Backups
Durch das Speichern und Organisieren aller Daten in einer Datenbank, gibt es zudem einen zentralen Ort, um Backups anzulegen. Das bedeutet keineswegs, dass die Datenbank selbst nur an einem Ort liegt. Diese kann im Rahmen der jeweiligen Datenbanklösung georedundant und hochverfügbar laufen. Vielmehr geht es um die zentrale und konsistente Anlaufstelle. Bedeutet: Keine Kopfschmerzen durch paralleles Bearbeiten der Datei und dann manuelles Lösen möglicher Speicherkonflikte, sollten zwei Mitarbeiter parallel Dinge an der Excel-Datei editiert haben. Die Backups laufen konsistent über die Datenbank selbst und Speicherkonflikte gibt es keine.
Schlusswort
Zum Schluss sollten Sie verstehen, dass Sie vermutlich niemals direkt mit einer Datenbank interagieren, denn die Steuerung basiert auf Textbefehlen. Stattdessen werden Sie, mit höchster Wahrscheinlichkeit, Software als eine grafische Schnittstelle verwenden. Bei eigenen Ideen und Projekten, bespricht Ihr IT-Dienstleister mit Ihnen die Strukturen und Relationen zunächst und entwickelt dann die Anwendungsoberfläche. Dieser Prozess abstrahiert die Datenbanken vom Nutzer weg.