Eine Datenbank ist zunächst eine organisierte Sammlung von Daten. Ihre Kundendaten befinden sich beispielsweise nach der Digitalisierung in einem sortierten Zustand in einer Datenbank. Dies muss nicht, wie vielleicht gedacht, an einem physischen Ort sein. Ihre Daten können auch, vor allem wenn Sie auf eine robuste Infrastruktur setzen, an mehreren Orten gleichzeitig aufbewahrt werden. Die Datenbanken sind dann durch einen komplexen Synchronisations- oder Backup-Prozess verbunden.
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Die traditionelle Struktur
Daten können auch in Dateien gespeichert werden, beispielsweise in Word oder in einfachen Textdokumenten. Der Unterschied zu einer Datenbank liegt in der Durchsuchbarkeit und der Geschwindigkeit. Einzelne Datensätze in einer Datenbank sind immer nach dem gleichen Schema aufgebaut und ihre Ordnung hängt somit nicht vom Kenntnisstand des Mitarbeiters ab, der das entsprechende Format beachten muss.
Datendurchsuchbarkeit
Der zweite erwähnte Vorteil, die Durchsuchbarkeit, ist ebenfalls ein sehr wichtiger Punkt. Daten werden in einer Datenbank nämlich in Relation zueinander gespeichert. Das bedeutet, dass beispielsweise Kunden Projekten zugeordnet werden können und den Projekten wiederum Mitarbeiter. Somit können nicht nur einfache Abfragen über Namen oder Beschreibungen ausgeführt werden, sondern auch komplexe Statistiken, Zugehörigkeiten oder Prognosen. Diese Erklärung bezieht sich vor allem auf relationale Datenbanken. Es gibt noch andere Varianten, wie dokumentbasierte Systeme, die jedoch andere Anwendungsfälle bedienen.
Backups
Durch das Speichern und Organisieren aller Daten in einer Datenbank gibt es zudem einen zentralen Ort, um Backups anzulegen. Das bedeutet keineswegs, dass die Datenbank selbst nur an einem Ort liegt. Sie kann im Rahmen der jeweiligen Datenbanklösung georedundant und hochverfügbar betrieben werden. Vielmehr geht es um die zentrale und konsistente Anlaufstelle. Das bedeutet: Keine Kopfschmerzen durch paralleles Bearbeiten einer Datei und anschließendes manuelles Lösen möglicher Speicherkonflikte, falls zwei Mitarbeiter gleichzeitig Änderungen an einer Excel-Datei vorgenommen haben. Die Backups laufen konsistent über die Datenbank selbst und Speicherkonflikte treten nicht auf.
Schlusswort
Zum Schluss sollten Sie verstehen, dass Sie vermutlich niemals direkt mit einer Datenbank interagieren, denn die Steuerung basiert auf Textbefehlen. Stattdessen werden Sie mit höchster Wahrscheinlichkeit Software als grafische Schnittstelle verwenden. Bei eigenen Ideen und Projekten bespricht Ihr IT-Dienstleister zunächst die Strukturen und Relationen mit Ihnen und entwickelt dann die Anwendungsoberfläche. Dieser Prozess abstrahiert die Datenbanken vom Nutzer weg.